La rédaction d’un article ou d’un ouvrage juridique suppose de justifier les arguments avancés par des textes juridiques officiels ainsi que par de la doctrine. Lors de la rédaction d’un article, le nombre relativement réduit de références documentaires permet de formaliser ces dernières manuellement, une à une. En revanche, dès lors que l’acte de rédaction intègre plusieurs dizaines ou centaines de références, il est préférable d’automatiser la saisie de celles-ci. Si le cœur du logiciel Zotero est la citation automatique de notes de bas de pages et de création d’une bibliographie, il peut être utilisé à d’autres fins : le classement, le tri et la recherche de documents ; la mise en commun de ressources documentaires.

Il est toutefois déconseillé d’utiliser Zotero sans avoir connaissance de deux limites du logiciel : la saisie des données ; la citation des données.

La nécessaire rationalisation de la saisie des données

Comme tout logiciel, Zotero suppose un apprentissage technique et intellectuel. La gestion de la bibliographie se fait en plusieurs temps. Un temps « technique » et objectif : la création d’un dossier ; la création d’une notice bibliographique ; l’indexation de données objectives au sein de cette notice (titre du document, auteur du document, nombre de pages, ISBN, date d’édition, etc.). Puis, un temps « intellectuel » et subjectif : l’ajout de données propres à l’utilisateur (marqueurs, notes de lecture, liens entre fichiers). La première difficulté est de savoir quelles données indexer et les champs dans lesquels les faire figurer.

Ex : si l’on souhaite indexer une décision de justice, dans quel champ le nom des parties doit-il être saisi : « nom de l’affaire » ou « auteur » ? La publication officielle doit-elle être saisie dans le champ « recueil » ou « volume de recueil » ? Les deux solutions sont envisageables, tout dépend en réalité du style de citation choisi.

Une fois une notice rédigée, il est alors essentiel que toutes les autres notices suivent un même schéma. Si cela paraît évident, la gestion peut s’avérer compliquer lorsque la bibliothèque contient plusieurs milliers de notices. Le diable se cache dans les détails : les virgules, les majuscules, l’ordre des données. L’apprentissage de Zotero est donc un apprentissage avant tout typographique et bibliographique.

La saisie de la date est un problème en elle-même. L’utilisateur débutant fera particulièrement attention à la version du logiciel installée. La version 4.0 utilise un format de date à l’anglo-saxonne : mm/jj/aaaa. Depuis la version 5.0, le format de date peut être affiché à la française : jj/mm/aaaa. Toutefois, le logiciel ne prend pas automatiquement en compte le changement de format. Aussi, le basculement d’une version à une autre peut transformer un 3 mai 1987 en un 5 mars 1987. Mieux vaut donc ne pas basculer d’une version à l’autre, ou conserver un même formatage en saisissant par exemple la date de la façon suivante : « 3 mai 1987 », au lieu de « 03/05/1987 ».

Les premières saisies de notices peuvent prendre jusqu’à 10 minutes par notice. Mais avec le temps et l’expérience, saisir manuellement une cinquantaine de notices ne prend que deux ou trois heures. La saisie de données est essentielle pour le bon fonctionnement des fonctions de tri et de recherche du logiciel. Il est possible de trier les données selon des champs prédéterminés, encore faut-il que les champs soient renseignés de manière uniforme. Il faut également noter que certains champs (ex : « titre abrégé ») ne peuvent être utilisés comme option de tri et doivent donc être complétés par un marqueur ou un autre champ (ex : « titre »).

La saisie n’est pas uniquement une opération technique. Elle nécessite d’être pensée en amont pour optimiser son efficacité, l’utilisateur ne pouvant se contenter de saisir les données où bon lui semble, ou de manière approximative.

L’adaptation du style de citation

La seconde difficulté est le choix du style de citation. Il n’existe pas pour le moment de style Zotero qui convienne à la citation juridique. La création technique d’un tel style peut se faire en quelques heures. Toutefois, les éditeurs de revues juridiques (Dalloz, LexisNexis, etc.), ainsi que les principaux sites internet de documentation juridique (Légifrance, SUDOC, etc.) n’ont pas harmonisé leurs métadonnées. Cela pose deux difficultés. Tout d’abord, la récupération d’une notice Zotero directement via le navigateur internet oblige souvent une modification manuelle des données récupérées.

Ensuite, les juristes ne disposent pas d’un système harmonisé dans la manière de citer leurs sources. Chaque éditeur possède son propre système de citation:

Ex : de citation de revue Dalloz : Nom de l’auteur, « titre de l’article », Titre abrégé de la revue, année, p. XX

Ex : de citation de revue LexisNexis : Nom de l’auteur, « titre de l’article », Titre abrégé de la revue, jour mois année, n° de revue, chron. XX.

Dans le présent exemple le problème est simple : si le style de citation ajoute automatiquement « p. » devant le numéro de page, on ne peut saisir la donnée « chron. XX » dans le champ « pages ». Cette information doit donc être saisie dans un autre champ. Le problème est identique pour les revues Lextenso qui contiennent des numéros d’identification des articles propres à l’éditeur.

L’utilisateur de Zotero est laissé face à un choix technique :

• créer son propre style (apprentissage de l’outil de codage, compréhension de la logique du logiciel) ou,
• attendre la création d’un style par une âme charitable. Mais l’âme charitable ne peut créer un style sans connaître les particularismes du droit. Le guide Ref-Lex publié récemment répond à certaines interrogations, notamment sur l’ordre dans lequel les champs doivent être mentionnés. En revanche, le format de la police n’est en revanche pas précisé (italique ? guillemets ?) et le guide n’indique pas si ces recommandations concernent la bibliographie ou les notes de bas de pages.

Quels avantages de simplification  alors ?

Si l’on omet le côté technique et que l’on postule l’existence d’un style de citation propre aux juristes, Zotero simplifie grandement celle-ci pour l’ajout de notes de bas de pages et la création d’une bibliographie. L’onglet « ajout de citation » de Word permet de formater la citation sans avoir à recopier manuellement les informations bibliographiques. Mieux, lorsqu’une même source est citée plusieurs fois dans un même document, le logiciel génère automatiquement les indications « ibid., ibidem, loc. cit., op. cit. ». Une fois le document rédigé, un simple clic sur l’onglet « insérer une bibliographie » et l’ensemble des notes de bas de pages sont converties en bibliographie, dans un style spécifique. Pour un document d’environ 500 pages, la création d’une bibliographie d’une quarantaine de pages prend 3 minutes montre en main. Au besoin, la modification du style de citation ne prend que quelques minutes et permet de généraliser à l’ensemble des notes de bas de pages ou de la bibliographie une évolution de formatage : par exemple en insérant automatiquement les numéros ECLI ou les ISBN ; ou encore en modifiant le nom des auteurs d’un format « Nom Prénom » à un format « Nom. P. ». Sur le sujet, presque tout est possible.

Ce n’est qu’une fois ces deux limites prises en compte et résolues que le logiciel révèle toute sa puissance et offre à son utilisateur un réel gain de temps.

Voir aussi : Romain Place: Zotero pour la recherche en droit : tutoriel critique et retour d’expérience 

Suite de ce post demain avec le retour d’expérience d’Alphonse Bernard sur Zotero en tant qu’outil de gestion bibliographique à 12h30

Alphonse Bernard est doctorant en droit de la propriété intellectuelle à l’Université de Poitiers, CECOJI-UP,