Chaque notice saisie dans Zotero correspond à un écrit (article, ouvrage, décision, texte de loi, etc.). L’ensemble des notices peut être le reflet d’une bibliothèque papier ou numérique, de documents lus ou à lire, de tout cela à la fois. Le volet « ma bibliothèque » situé à gauche du logiciel permet de créer des dossiers et sous-dossiers dans lesquels seront placées les notices.

Lier ou non les références aux fichiers? Ce qu’il faut savoir.

L’utilisateur peut faire le choix de lier chaque notice directement à une copie numérique du fichier. En ce cas, le simple fait de cliquer sur la notice ouvre le fichier numérique correspondant. Si cette solution offre l’avantage de la simplicité, le logiciel peut expérimenter des ralentissements importants lorsque le nombre de notices et de fichiers liés devient trop important. La méthode est donc déconseillée pour la rédaction d’une monographie. Elle est en revanche très utile si Zotero est utilisé pour la rédaction d’articles et de contributions.

Les avantages de l’outil recherche de Zotero

Une fois les données saisies, Zotero facilite grande la recherche d’une notice ou d’un document. Il suffit de rechercher un mot-clef, une date, un auteur, etc. pour savoir dans quel dossier et sous-dossier le document se trouve, pour identifier un thème, rechercher l’ensemble de la doctrine d’un auteur, etc.

Ici en cherchant le nom de l’auteur « Gaudrat », 11 notices apparaissent. En utilisant la touche « ctrl », le dossier dans lequel se trouve la notice relative à l’article sur « l’édition numérique » est mis en surbrillance. Il ne reste alors qu’à aller dans le dossier correspondant pour ouvrir le document PDF, ou à cliquer sur la notice si le fichier est lié à Zotero.

La fonction de gestion bibliographique repose sur deux postulats simples. En premier lieu, l’outil de recherche des systèmes d’exploitation (Windows, Mac OS, linux, etc.) n’est pas optimisé pour retrouver un document spécifique dans une bibliographie de plusieurs centaines ou milliers de documents. Une même recherche peut augmenter de manière contre-productive les fichiers relatifs à un sujet. Ainsi, le nom de l’auteur « Gaudrat » dans le moteur de recherche Windows fait ainsi apparaître 59 documents.

En second lieu, l’intitulé d’un fichier numérique ne contient jamais l’intégralité des données nécessaires à son identification. Par exemple, un article de revue téléchargé sur le site Dalloz ou LexisNexis contient une partie du titre de l’article. Le nom de l’auteur de l’article, le nom de la revue, le numéro de page, la date, ne sont accessibles qu’en ouvrant le document numérique. En outre, si un document Word peut être indexé par le moteur de recherche du système d’exploitation, d’autres formats de documents (notamment les fichiers PDF) ne sont pas pris en compte. Aussi, en plus d’obtenir trop de résultats, une recherche via le système d’exploitation peut omettre certains résultats pertinents.

Zotero permet de ne pas avoir à renommer l’intégralité des fichiers téléchargés, tout en offrant un outil de recherche efficace (que ce soit par l’outil « loupe » ou par l’affichage d’une colonne de tri (la colonne de tri « créateur » permet de visualiser rapidement l’intégralité des écrits d’une personne, indépendamment du support de publication, option particulièrement utile pour suivre la pensée d’un auteur), par la sélection d’un dossier ou d’un sous-dossier (créer un dossier « Tribunal d’instance de la ville XX » permettrait de visualiser rapidement l’intégralité des décisions rendues par cette juridiction) ; ou par le choix d’un ou plusieurs mots-clefs (les marqueurs en langage Zotero).

Quelques conseils pour classer ses dossiers

Bien sûr, le classement des notices en dossiers et sous-dossiers suppose une (petite) réflexion de la part de l’utilisateur. Le plus simple et efficace étant encore de classer les notices par sources. Cependant, on peut imaginer une organisation de la bibliothèque selon des projets. La rédaction d’un article ou d’un colloque s’accompagnera de la création d’un dossier ou sous-dossier dans lequel seront rangées les notices et références citées dans l’article ou lors du colloque.

Pour davantage de précision, l’outil « recherche avancée » permet de rechercher l’intégralité des notices qui contiennent et/ou ne contiennent pas un élément spécifique. La recherche s’effectue dans les marqueurs, dans les notices, ainsi que dans les notes de lecture qui peuvent être adjointe à chaque notice. Mieux, chaque recherche peut être sauvegardée et est automatiquement actualisée au fur et à mesure que des notices sont ajoutées à la bibliothèque, supprimées ou modifiées.

Les alternatives  à  Zotero …

En tant qu’outil de gestion bibliographique, Zotero est relativement pratique. Certes, on peut trouver mieux parmi les logiciels payants (ex : OneNote offre une plus grande malléabilité dans la gestion des notices). On peut également préférer imprimer et ranger dans un classeur. Toutefois, dès lors que le nombre de documents à traiter devient trop important, non seulement Zotero évite le gaspillage de papier, mais il offre une alternative efficace aux outils de tri et de recherche proposés par les systèmes d’exploitations.